Do aviso de sinistro ao relatório: onde o tempo se perde numa reguladora

Numa reguladora de sinistros, a vistoria costuma ser a etapa mais rápida. O tempo se perde antes e depois dela: na entrada do aviso, nos documentos que faltam, no agendamento e no relatório. Mapear isso é o primeiro passo para cumprir prazo sem aumentar a equipe.

Por que mapear agora

Com a Lei 15.040, em vigor desde dezembro de 2025, a seguradora tem 30 dias para se manifestar sobre a cobertura, e o regulador responde solidariamente pelos atrasos. A pergunta deixou de ser só “o laudo está correto?” e passou a ser também “o laudo ficou pronto a tempo?”. Para responder, é preciso saber onde os dias vão embora.

O caminho de um sinistro, etapa por etapa

1. Entrada do aviso

O aviso chega por e-mail, portal da seguradora, PDF ou mensagem. Alguém lê, interpreta e cadastra no sistema. Onde o tempo some: fila de e-mails, digitação manual, dados incompletos que só são percebidos dias depois.

2. Conferência documental

Cada ramo e cada cobertura exige um conjunto de documentos. Onde o tempo some: o pedido de documento complementar sai tarde, em várias rodadas, quando poderia sair completo no primeiro dia.

3. Agendamento da vistoria

Conciliar segurado, vistoriador credenciado e localização, muitas vezes em outra cidade ou estado. Onde o tempo some: ligações sem retorno, remarcações, vistoriador sem agenda na região.

4. Vistoria

Fotos, medições, entrevistas. Onde o tempo some: material incompleto que obriga uma segunda visita.

5. Análise e relatório

Organizar evidências, orçamentos e histórico num relatório fundamentado. Onde o tempo some: relatórios montados do zero, retrabalho na revisão, fila de aprovação.

6. Envio e pendências

Relatório enviado à seguradora, que pode pedir esclarecimentos. Onde o tempo some: idas e vindas por falta de informação que poderia estar no relatório desde o início.

Como medir, em uma semana

1. Pegue uma amostra de 30 a 50 processos recentes, de ramos diferentes.
2. Registre a data de cada marco: aviso recebido, cadastro feito, documentos completos, vistoria agendada, vistoria feita, relatório enviado.
3. Calcule o tempo médio entre marcos e o tempo de espera, não só o de trabalho.
4. Marque os processos que passaram de 20 dias e veja em qual etapa eles travaram.

O resultado quase sempre surpreende: a maior parte do prazo é espera, não trabalho. E espera se resolve com organização e automação, não com mais gente.

Onde a tecnologia ajuda em cada etapa

• Entrada: IA que lê o aviso no formato em que chega e faz o pré-cadastro, com conferência humana rápida.
• Documentos: checklist automático por ramo, com o pedido complementar saindo no primeiro dia.
• Agendamento: contato imediato com o segurado e sugestão de horários com base na agenda dos credenciados.
• Fila: processos ordenados pelos dias que restam até o prazo, com alerta antes de estourar.
• Relatório: estrutura montada automaticamente com as evidências, para o regulador revisar e concluir.

Na prática

Na Archicode, colocamos IA em produção numa reguladora de sinistros com atuação nacional, começando exatamente pela entrada do aviso e pelo primeiro contato com o segurado. Foram as etapas com mais espera e menos risco jurídico, e o ganho apareceu rápido.

Se a sua operação quer fazer esse mapa e descobrir onde a IA ajuda primeiro, o Diagnóstico de viabilidade de IA faz exatamente isso. Veja também como construímos agentes de IA para operações reguladas.

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